入学時に知っておきたかったUoPeople事務手続き系の裏話

大したことはありませんがUoPeople3年目、最近気づいた事務関連の気になることを書き綴ります。

入学時に知ってたらもうちょっと違う心持ちでいれたかな〜と思う、授業には関連しない最近体験して気づいた事務系のお話3つです。

プログラムアドバイザーは親身だがテンプレ回答多いし深読みはアカン

丁寧な人間らしい（機械が書けないような）文章でこちらの質問にいつも親身に答えてくれるアドバイザーさん。

総合的にいつも感謝しかないのですが、質問に対する回答は結構テンプレばっかな気がします。

例えば最近、「君の状況なら奨学金に申し込めるよ！」と言われ、1ヶ月くらいかけてメールのやりとりをし、申請しましたが即日担当部署から奨学金給付拒否されました（笑）。

奨学金申請に至るまでにアドバイザーさんと何通もメールやり取り必要だったのですが、「申請する？」「申請する！」「本当にする？」「本当にする！」みたいな意思の確認メールを2週間くらいしてました。これを済まさないと申請に辿り着けなかった。みんな同じですか？私だけ？

とはいえ、アドバイザーさんは何も私に嘘を教えた訳ではなく、「私の状況なら奨学金に申し込める」という情報を教えてくれただけで奨学金を得られるとは何も言ってくれてないんですよね。実際の通過率とか、こう言う条件があると通りにくいとか。

裏事情とかは教えてくれない…。私は既に4年制大学卒業の経歴があるからダメってことでした。全然分野違うことや仕事に必要なことや経済的に厳しいことを1000文字で頑張って書いたのに無駄だった…

学費半額…！と1ヶ月ウキウキと勝手に期待していただけに、拒否メールが届いた時はちょっとショックでした。

職員は結構データ見ないでテンプレ回答してくる

最近の個人的な例だと、Transfer Creditsの為に私が提出したTranscriptに問題がないか問い合わせメールを送ってみた時が顕著でした。

このメールのやり取りの後、UoPeople Portalを再度開いてTransfer Creditsの進捗を見てみたのですが…拒否されてない！普通にprocessingだし、書類の提出フォームは開けません。

問い合わせメールに返信してくれる担当者さんは私のデータをシステムで検索して確認したりせず、送ったメールのみを見てそれに対して返信しているのかも…？と思いました。

私の事象に対して答えてくれると言うより模範回答を教えてくれる…

UoPeople Portalのフォームは職員さんがポチポチ開いたり閉じたりしてくれてる

Termごとの新規コース登録はおそらく一括の自動処理で画面をオープン・クローズされていますが、それ以外の小さなフォーム類は職員さんが1人ずつ手作業で開けたり閉じたりしていそうです。

例えば、Transfer Credits、奨学金の申請、あとなんだろう…他パッと思いつきませんが、UoPeople Portalから生徒が申請し、プロセスが進んでいく系の画面。1つのリクエストを生徒が投げたら、プロセスが完了に至るまで別リクエストを投げられない系の画面です。

例えば、一人で同時に10回も奨学金の申請を出せないようになっています。Transfer Creditsは同時期に複数の教育機関からUoPeople宛に申請を投げることはできますが、transcript提出部分から直列になっちゃいそうなのでやっぱり1つ終わらないと次の1つを完了させることはできなさそう…かな？

で、問題は1つのリクエストが完了まで行った後、リクエスト受付画面が生徒に表示されるようになればいいのですが、そうならないことが多々あります。

そんな時はプログラムアドバイザーさんに連絡です。「◯◯の画面開けないんですけど…」とメールすると、アドバイザーさんが担当者に連絡して、担当者がその画面をオープンにしてくれます。

ステータスが前回申請とかの「完了」状態で止まっちゃってて、次回申請「受付」状態になってなかったんでしょうかね〜。

システムの裏はどうでもいいですが、意外と職員さんが生徒1人ずつ、依頼があった時にポチポチ操作してくれてると思うと大変だな＆感謝を感じます。

自分から聞かないといつまでも損する！

おまけ：たまにクソ仕様があるのでUoPeople Portalは要注意

奨学金申請の際、UoPeople Portalに1000文字以内で申請の理由を書かないといけないんですね。

で、問題はアルファベット以外のキーボードで1文字でも文字を打ち込んでしまった瞬間にそれまで入力したものが全て消えるというクソ仕様が存在しています。皆様ご注意を。

奨学金申し込もう！とポータルに直で1000文字英文書いてて、うっかり1文字日本語キーボードで文字打ち込んだら全部消えた。これ有名？ショックなのでお昼ご飯行ってきます🤣 pic.twitter.com/9pz7mnk3h5

— きっか@社会人大学生 (@Lychee_chicca) September 15, 2023

Enter押す前の状態で全部消えます。日本語入力って、enter押す前は文字の下に下線ついてますよね…？（PCで「あ」みたいな感じ）

その下線付きの文字1つでも打ち込んだ瞬間に全部消えます。

「あ」じゃなくて「ｓ」とか、半角「1」とかも、日本語キーボードモードで書いちゃったらアウトです。「。」とか「｀」とか記号系も当然アウト。「command + z」しても消えたもの復活できません…

私は奨学金申請画面で初めて出会いましたが、もしポータル内に他に文字打ち込む系のフォームあったらそこもそうなってるのかもしれない…です！

絶対メモ帳とか別の場所で下書きして完成文章だけコピペして！！！！！！

Tuition FreeのUoPeople、沢山人の手が掛かってて感謝です

オンラインで学位が取れて、tuition free。ありがたいこといっぱいのUoPeopleですが、生徒のわたしたちの見えないところで、いっぱい人件費が掛かっていそうです。

定期的な決まり決まったお仕事に加えて、たまにあるwebinarとかの企画系もある。一体職員さんは合計何名くらいいらっしゃるのでしょう…？

確かコースのインストラクターはボランティアでしたよね？スタッフさんたちもボランティア…？ちゃんとお金貰ってるのでしょうか…？

私は最近奨学金を貰えなかったのですが、登録料etc,は運営に本当に必要なものと心得てなんとか卒業まで頑張ろう〜と思う今日この頃です。